Perché l’automazione della contabilità è una priorità?
Fatture cartacee, errori nel data entry e ritardi nei pagamenti sono ancora realtà quotidiana per molte imprese. Ma sappiamo che oggi la contabilità non può più permettersi il “lusso” di essere un processo manuale.
La soluzione è l’automazione delle attività contabili grazie all’Intelligenza Artificiale, realizzata per mezzo di un insieme di tecnologie che prende il nome di Intelligent Document Processing (IDP).
Automate, la piattaforma di IDP di Neosperience, permette di automatizzare l’estrazione e l’inserimento dei dati contabili, eliminando gli errori e aumentando l’efficienza.
Cosa si intende per automazione AI della contabilità?
L’Intelligent Document Processing applicato alla contabilità combina l’Intelligenza Artificiale con l’OCR (Optical Character Recognition) avanzato per leggere, comprendere e classificare automaticamente i dati presenti in:
- Fatture elettroniche o PDF
- Note di credito
- Ricevute e DDT
- Allegati da email o sistemi gestionali
Nella pratica, il sistema interpreta i contenuti, verifica la correttezza e inserisce i dati nei sistemi ERP e contabili aziendali, senza interventi diretti manuali; al contempo garantisce la possibilità che gli operatori umani effettuino una supervisione continua e costante di queste operazioni.
I 5 problemi più comuni nella contabilità manuale
- Errori di trascrizione dati da fatture PDF o cartacee
- Duplicazioni nei documenti di pagamento
- Tempi lunghi per l’approvazione e la registrazione contabile
- Costi indiretti legati al personale impiegato in attività ripetitive
- Rischi di non conformità fiscale e sanzioni
Con l’adozione di software per la contabilità automatica, questi problemi vengono drasticamente ridotti.
Automate per la contabilità: come funziona?
Automate automatizza il flusso contabile in quattro fasi:
- Acquisisce i documenti via e-mail, scanner o API;
- Estrae in automatico i dati da documenti contabili, anche destrutturati;
- Li valida mantenendo lo “human-in-the-loop”, per intervenire in caso di ambiguità o mancanze;
- Si integra con qualunque ERP o software contabile: ogni dato prodotto è strutturato e standardizzato, pronto per l’invio al relativo gestionale o database.
I benefici dell’Intelligent Document Processing in contabilità
- Precisione automatica: il sistema riduce drasticamente gli errori nel data entry delle fatture, garantendo che i dati siano sempre corretti e affidabili fin dal primo inserimento.
- Risparmio di tempo: consente di velocizzare fino all’80% l’intero ciclo di registrazione, liberando risorse che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Compliance garantita: assicura una gestione standardizzata dei documenti contabili, facilitando i controlli e la conformità normativa senza sovraccaricare il team.
- Scalabilità: la soluzione si adatta a volumi crescenti di documenti senza richiedere investimenti fissi aggiuntivi, supportando la crescita aziendale senza interruzioni operative.
- Integrazione nativa: grazie alle API RESTful, il sistema si collega facilmente con ERP, CRM e software documentali, garantendo un flusso dati fluido e senza barriere tra le piattaforme aziendali.
Caso pratico: fatture passive e ordini fornitori
Grazie alle piattaforme IDP come Automate, una PMI con oltre 500 fatture passive al mese può ridurre i tempi di registrazione da diversi giorni a poco più di due ore, eliminando completamente la fase di inserimento manuale.
Gli errori vengono sostanzialmente azzerati e il tempo liberato alle persone può essere dedicato a supervisione generale e attività a più elevato valore aggiunto.
Quando adottare un sistema di automazione contabile?
- Se gestisci oltre 100 documenti contabili al mese
- Se usi ancora Excel o processi manuali
- Se cerchi una soluzione che si integri con il tuo ERP
- Se vuoi rendere più efficiente il lavoro del tuo team amministrativo
Automate si adatta perfettamente alle esigenze delle piccole e medie imprese e può crescere insieme al tuo business.
La contabilità del futuro è automatica, precisa e intelligente
Ridurre gli errori nel data entry delle fatture non è solo possibile: è oggi indispensabile. Con Automate puoi trasformare un centro di costo in un centro di efficienza, migliorando tempi, precisione e governance amministrativa.
