Pubblicato il 29 ottobre 2025
Ti sei mai chiesto perché sempre più aziende scelgono un software IDP per gestire i propri documenti?
La risposta è nei dati: il mercato globale dell’Intelligent Document Processing cresce a doppia cifra, spinto dalla necessità di automatizzare processi complessi, ridurre errori e accelerare la digitalizzazione.
Cos’è un software IDP e perché oggi è indispensabile
Un software IDP (Intelligent Document Processing) è una piattaforma che utilizza Intelligenza Artificiale, Machine Learning e modelli linguistici avanzati per leggere, comprendere e integrare in modo automatico qualsiasi tipo di documento – dal PDF cartaceo al contratto, dalla fattura al bando pubblico.
A differenza dei tradizionali sistemi OCR, un software IDP interpreta e collega dati anche da documenti destrutturati, standardizza le informazioni e le inserisce nei sistemi aziendali senza interventi manuali.
Come funziona un software IDP?
I software IDP rivoluziona il workflow documentale aziendale. Ripercorriamone il flusso, dalla ricezione all’integrazione:
- Acquisizione documenti: riceve documenti in qualunque formato (email, PDF, scansioni, allegati, sistemi gestionali)
- Estrazione intelligente: grazie a modelli di AI, legge testi, numeri, tabelle e perfino scritture a mano, riconoscendo i dati rilevanti
- Validazione con supervisione umana: l’operatore interviene solo in caso di anomalie (human in the loop), garantendo massima qualità
- Standardizzazione e integrazione: i dati vengono formattati per l’invio automatico a ERP, CRM o database
Rispetto all’OCR classico, il software IDP comprende il contesto, si adatta a formati nuovi e gestisce anche i casi più complessi: contratti, certificazioni, report tecnici, email.
Automate: funzionalità IDP avanzate
Le piattaforme IDP di nuova generazione, come Automate, si distinguono per:
- Estrazione e interpretazione multi-formato
Dati strutturati (fatture, bolle, ordini) e destrutturati (contratti, bandi, e-mail) - Adattabilità e multilingua
Gestione di documenti in diverse lingue e layout, anche con alti volumi - Automazione dei workflow
Workflow personalizzati per contabilità, procurement, vendite, customer service e supply chain - Validazione continua e fine tuning
Modelli AI che si adattano ai nuovi documenti, con possibilità di affinamento continuo da parte degli utenti - Scalabilità e flessibilità
Soluzioni pronte per crescere con l’azienda: da PMI a enterprise
Integrazione con i sistemi aziendali
Un software IDP efficace si integra nativamente con i principali sistemi aziendali, tramite:
- API RESTful e middleware: connessione fluida con ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle), CRM, software contabili e piattaforme documentali
- On-premise o cloud: adattabilità totale all’infrastruttura IT, con gestione della privacy e compliance in ogni fase
- Sicurezza dei dati: attenzione a privacy, compliance e policy di data protection, sia in cloud che in locale
Demo: come funziona un software IDP?
Vuoi capire cosa può fare concretamente un software IDP? Ecco i passaggi di una demo di Automate, come quella mostrata nel corso del nostro webinar "Automate: semplifica ordini, magazzino e contabilità con l’AI":
- Caricamento di un documento (es. fattura, DDT, bando, polizza assicurativa)
- Analisi ed estrazione dati: la piattaforma riconosce testo, campi chiave, tabelle e immagini, anche su documenti scansionati o “stropicciati”
- Matching automatico: confronto con database, anagrafiche, codici prodotto
- Validazione e correzione: se emergono incongruenze, l’utente può intervenire
- Output standardizzato: dati pronti per essere inviati automaticamente al gestionale o archiviati
Risultati pratici
- Tempistiche di data entry ridotto fino all’80%
- Errori sostanzialmente azzerati
- Maggiore tracciabilità e controllo
Confronto con altri software IDP sul mercato: la scelta migliore per la tua azienda
Oggi il mercato IDP offre molte soluzioni, di differente tipologia, posizionamento e pricing. Le soluzioni enterprise puntano su robustezza, automazione avanzata e scalabilità, ma spesso hanno costi elevati e richiedono competenze tecniche avanzate.
Automate, la nostra soluzione di Intelligent Document Processing, si distingue per:
- Modularità e rapidità di implementazione
- Capacità di gestire dati destrutturati anche complessi
- Semplicità d’uso e formazione rapida per gli utenti
- Assistenza per il mercato italiano
- Costi sostenibili e scalabilità per PMI ed enterprise
Quando scegliere un software IDP: i criteri decisivi
- Gestisci oltre 100 documenti al mese tra fatture, ordini, bandi, contratti?
- Hai workflow manuali che rallentano i processi e aumentano il rischio di errori?
- Cerchi una soluzione integrabile con ERP, CRM, software contabili?
- Vuoi scalare la tua efficienza senza aumentare il personale?
Un software IDP è ideale per PMI in crescita, aziende enterprise, realtà internazionali e chiunque voglia trasformare la gestione documentale in un vantaggio competitivo concreto.
