Software Intelligent Document Processing (IDP): funzionalità e integrazioni

Ti sei mai chiesto perché sempre più aziende scelgono un software IDP per gestire i propri documenti? 

La risposta è nei dati: il mercato globale dell’Intelligent Document Processing cresce a doppia cifra, spinto dalla necessità di automatizzare processi complessi, ridurre errori e accelerare la digitalizzazione.

Cos’è un software IDP e perché oggi è indispensabile

Un software IDP (Intelligent Document Processing) è una piattaforma che utilizza Intelligenza Artificiale, Machine Learning e modelli linguistici avanzati per leggere, comprendere e integrare in modo automatico qualsiasi tipo di documento – dal PDF cartaceo al contratto, dalla fattura al bando pubblico.

A differenza dei tradizionali sistemi OCR, un software IDP interpreta e collega dati anche da documenti destrutturati, standardizza le informazioni e le inserisce nei sistemi aziendali senza interventi manuali.

Come funziona un software IDP?

I software IDP rivoluziona il workflow documentale aziendale. Ripercorriamone il flusso, dalla ricezione all’integrazione:

• Acquisizione documenti: riceve documenti in qualunque formato (email, PDF, scansioni, allegati, sistemi gestionali)
• Estrazione intelligente: grazie a modelli di AI, legge testi, numeri, tabelle e perfino scritture a mano, riconoscendo i dati rilevanti
• Validazione con supervisione umana: l’operatore interviene solo in caso di anomalie (human in the loop), garantendo massima qualità
• Standardizzazione e integrazione: i dati vengono formattati per l’invio automatico a ERP, CRM o database

Rispetto all’OCR classico, il software IDP comprende il contesto, si adatta a formati nuovi e gestisce anche i casi più complessi: contratti, certificazioni, report tecnici, email.

Automate

La soluzione AI di Intelligent Document Processing (IDP) che automatizza la gestione e l’estrazione di informazioni da documenti di qualunque natura.

Scopri di più

Automate: funzionalità IDP avanzate

Le piattaforme IDP di nuova generazione, come Automate, si distinguono per:

• Estrazione e interpretazione multi-formato
  Dati strutturati (fatture, bolle, ordini) e destrutturati (contratti, bandi, e-mail)
• Adattabilità e multilingua
  Gestione di documenti in diverse lingue e layout, anche con alti volumi
• Automazione dei workflow
  Workflow personalizzati per contabilità, procurement, vendite, customer service e supply chain
• Validazione continua e fine tuning
  Modelli AI che si adattano ai nuovi documenti, con possibilità di affinamento continuo da parte degli utenti
• Scalabilità e flessibilità
  Soluzioni pronte per crescere con l’azienda: da PMI a enterprise

Integrazione con i sistemi aziendali

Un software IDP efficace si integra nativamente con i principali sistemi aziendali, tramite:

• API RESTful e middleware: connessione fluida con ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Oracle), CRM, software contabili e piattaforme documentali
• On-premise o cloud: adattabilità totale all’infrastruttura IT, con gestione della privacy e compliance in ogni fase
• Sicurezza dei dati: attenzione a privacy, compliance e policy di data protection, sia in cloud che in locale

Demo: come funziona un software IDP?

Vuoi capire cosa può fare concretamente un software IDP? Ecco i passaggi di una demo di Automate, come quella mostrata nel corso del nostro webinar "Automate: semplifica ordini, magazzino e contabilità con l’AI":

1. Caricamento di un documento (es. fattura, DDT, bando, polizza assicurativa)
2. Analisi ed estrazione dati: la piattaforma riconosce testo, campi chiave, tabelle e immagini, anche su documenti scansionati o “stropicciati”
3. Matching automatico: confronto con database, anagrafiche, codici prodotto
4. Validazione e correzione: se emergono incongruenze, l’utente può intervenire
5. Output standardizzato: dati pronti per essere inviati automaticamente al gestionale o archiviati

Risultati pratici

• Tempistiche di data entry ridotto fino all’80%
• Errori sostanzialmente azzerati
• Maggiore tracciabilità e controllo

Confronto con altri software IDP sul mercato: la scelta migliore per la tua azienda

Oggi il mercato IDP offre molte soluzioni, di differente tipologia, posizionamento e pricing. Le soluzioni enterprise puntano su robustezza, automazione avanzata e scalabilità, ma spesso hanno costi elevati e richiedono competenze tecniche avanzate.

Automate, la nostra soluzione di Intelligent Document Processing, si distingue per:

• Modularità e rapidità di implementazione
• Capacità di gestire dati destrutturati anche complessi
• Semplicità d’uso e formazione rapida per gli utenti
• Assistenza per il mercato italiano
• Costi sostenibili e scalabilità per PMI ed enterprise

Quando scegliere un software IDP: i criteri decisivi

• Gestisci oltre 100 documenti al mese tra fatture, ordini, bandi, contratti?
• Hai workflow manuali che rallentano i processi e aumentano il rischio di errori?
• Cerchi una soluzione integrabile con ERP, CRM, software contabili?
• Vuoi scalare la tua efficienza senza aumentare il personale?

Un software IDP è ideale per PMI in crescita, aziende enterprise, realtà internazionali e chiunque voglia trasformare la gestione documentale in un vantaggio competitivo concreto.