Pubblicato il 10 luglio 2025
In molte aziende, anche tra quelle considerate “avanzate” in termini di digitalizzazione, la gestione documentale continua a rappresentare un punto critico nei flussi operativi quotidiani.
Fatture, bolle di consegna, documenti di trasporto, certificazioni, allegati tecnici o contrattuali, pur essendo centrali nei processi aziendali, vengono ancora spesso trattati manualmente, al di fuori dei sistemi informativi.
Questo accade non per mancanza di strumenti tecnologici, ma per una ragione più profonda: il disallineamento tra l’automazione dei sistemi gestionali (come SAP, Microsoft Dynamics o Salesforce) e il mondo ancora destrutturato dei documenti aziendali.
Il problema non sono solo i documenti: è ciò che fai con quei documenti
Ogni documento aziendale racchiude dati: potenziali fonti di informazione che, per essere utili, devono essere comprese, estratte, validate e poi inserite nei sistemi centrali per diventare patrimonio condiviso.
Questi documenti tuttavia arrivano in formati eterogenei, attraverso canali diversi (email, scanner, allegati) e con strutture logiche spesso non uniformi.
In molti casi, ciò che accade è un paradosso: le aziende investono in piattaforme ERP o CRM all’avanguardia, ma poi devono affidarsi all’intervento umano per “tradurre” le informazioni contenute nei documenti e inserirle manualmente nei sistemi.
Ne derivano ritardi, errori, colli di bottiglia, dispersione di tempo e, soprattutto, perdita di valore. Un documento che resta isolato o viene trattato parzialmente equivale a un dato che non può essere usato per decidere, agire o ottimizzare.
Un esempio classico riguarda la gestione dei DDT e delle bolle nella supply chain: se l'informazione contenuta nella bolla non entra automaticamente nell'ERP, sarà necessario un operatore che la legga, la comprenda, la validi e la trascriva.
Tutto ciò comporta inefficienze e costi nascosti, difficili da misurare ma concreti nell’impatto quotidiano.
Perché le integrazioni standard non bastano
Molti ERP o CRM offrono moduli documentali integrati, ma nella maggior parte dei casi si limitano alla funzione di archiviazione.
In altri casi, utilizzano OCR tradizionali, capaci di leggere i caratteri, ma non di comprenderli. Quando i documenti sono semi-strutturati o destrutturati, come nel caso di email, allegati tecnici, bandi o note di credito, il riconoscimento automatico diventa inaffidabile o inefficiente.
Come migliorare l'integrazione tra documenti ed ERP?
È qui che entra in gioco un approccio più avanzato: l’Intelligent Document Processing, ossia l’elaborazione intelligente dei documenti.
Un sistema di IDP non si limita a leggere: interpreta, collega, struttura i dati e li rende immediatamente disponibili per il gestionale o il CRM. Questo cambia completamente l'equazione.
Un’azienda può finalmente passare da un modello reattivo (dove i documenti vengono lavorati quando serve) a uno proattivo, in cui i dati vengono estratti e resi operativi in tempo reale, riducendo al minimo l’intervento umano e i rischi connessi.
IDP + ERP: l’importanza di una vera integrazione nativa
Non è solo questione di tecnologia, ma di coerenza nei processi.
Perché un sistema IDP funzioni davvero, deve integrarsi con naturalezza nei flussi già esistenti. Deve saper “parlare” con SAP (o Dynamics, Salesforce, etc), riconoscere le strutture dati, supportare le API previste e adattarsi alla configurazione aziendale, sia essa cloud, on-premise o ibrida.
La scelta di una soluzione di automazione documentale, quindi, non può basarsi solo sulla promessa dell’AI, ma deve poggiare su tre requisiti fondamentali:
- Capacità di comprensione dei contenuti;
- Compatibilità con i sistemi in uso;
- Scalabilità nel tempo.
Automate: dalla comprensione del documento all’azione
Automate, la soluzione di Intelligent Document Processing di Neosperience, nasce proprio per rispondere a queste esigenze.
Non si limita a convertire un PDF in testo, ma interpreta il contenuto, individua i dati chiave e li integra direttamente nei sistemi ERP e CRM, senza richiedere interventi manuali o operazioni complesse.
La piattaforma è già predisposta per integrarsi nativamente con ambienti come SAP, Microsoft Dynamics o Salesforce, sia tramite API RESTful, sia attraverso middleware dedicati.
Ciò consente alle aziende di automatizzare flussi documentali complessi, ad esempio l’associazione tra una bolla e il certificato allegato, garantendo coerenza e precisione nella registrazione delle informazioni.
Grazie a modelli di Intelligenza Artificiale applicata continuamente ottimizzabili, Automate si adatta ai formati dei documenti, anche destrutturati, e migliora le sue prestazioni nel tempo.
È in grado di operare 24/7, di gestire processi multi-lingua e di supportare scenari di crescita sia sul fronte documentale sia su quello funzionale: cresce insieme al numero di documenti e processi che gestisce.
Quando adottare una piattaforma di IDP come Automate?
La risposta è semplice: quando l’azienda gestisce un volume significativo di documenti, quando desidera ridurre il tempo perso in attività ripetitive e, soprattutto, quando vuole trasformare la gestione documentale in un vero vantaggio competitivo.
Non serve cambiare ERP o rivoluzionare la propria infrastruttura. Automate si innesta nei flussi esistenti, velocizzando la transizione dal documento al dato e garantendo un’integrazione completa tra contenuto e sistema.
Automate è la risposta concreta per chi cerca una soluzione scalabile, affidabile e davvero integrata con le piattaforme gestionali più diffuse, come SAP, Dynamics e Salesforce.
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