Come automatizzare i preventivi per prodotti industriali: vantaggi, tecnologie e casi reali

Quanto tempo perdi ogni anno nella gestione manuale dei preventivi industriali?

Nelle aziende manifatturiere la rapidità di risposta e la precisione nella preventivazione sono diventate requisiti indispensabili per restare competitivi. 

Tuttavia, molti processi si basano ancora su strumenti manuali o poco avanzati: fogli Excel o software custom aumentano il rischio di errore, rallentano il ciclo di vendita e ostacolano la condivisione della conoscenza tecnica. 

Automatizzare i preventivi per prodotti industriali oggi non è solo una scelta di efficienza, ma una leva strategica per liberare risorse, migliorare la qualità delle offerte e valorizzare il know-how aziendale.

Perché automatizzare i preventivi dei prodotti industriali?

Lavorare manualmente sui preventivi comporta diversi limiti:

• Tempi lunghi per la raccolta dati, la validazione delle configurazioni e la produzione di documenti commerciali.
• Rischio di errore dovuto a dati non aggiornati, versioni diverse dei file e regole tecniche non sempre condivise.
• Difficoltà nel rispondere alle richieste di personalizzazione tipiche del mercato odierno. I clienti si aspettano risposte rapide, dettagliate e in linea con le reali capacità produttive dell’azienda. 

Automatizzare la preventivazione significa soddisfare tutte queste aspettative, migliorando allo stesso tempo la collaborazione tra uffici tecnici e commerciali.

Cosa significa “automatizzare” un preventivo industriale oggi

Automatizzare i preventivi dei prodotti industriali non significa semplicemente digitalizzare un processo esistente: oggi le aziende possono affidarsi a configuratori intelligenti basati su Intelligenza Artificiale. 

Questi sistemi evolvono rispetto al tradizionale foglio Excel, centralizzando le regole di configurazione e integrandosi con ERP, CRM e PLM già in uso – senza bisogno di “rip and replace”. 

Un configuratore AI come Declaro permette infatti di guidare l’utente passo dopo passo, validare le scelte in tempo reale e generare automaticamente documenti tecnici e commerciali aggiornati.

I vantaggi concreti dell’automazione

Automatizzare i preventivi dei prodotti industriali con un configuratore AI porta a benefici immediati e misurabili:

• Riduzione drastica dei tempi di emissione del preventivo, anche per prodotti su misura o a commessa.
• Eliminazione degli errori e delle incongruenze tecniche grazie alla validazione automatica delle configurazioni.
• Centralizzazione del know-how: tutte le regole e le esperienze dei tecnici senior diventano patrimonio condiviso.
• Maggiore autonomia per la forza vendita: agenti e dealer possono generare offerte affidabili senza dipendere costantemente dagli esperti.
• Aumento dei margini operativi: più tempo dedicato ad attività a valore aggiunto, meno sprechi nelle fasi pre-sales.

Come funziona un sistema di automazione preventivi

Un configuratore intelligente come Declaro funziona attraverso un motore di regole evoluto che simula il ragionamento degli esperti tecnici. 

L’utente viene guidato con domande mirate; ogni scelta è validata in tempo reale, e il sistema suggerisce solo le opzioni tecnicamente compatibili. Tutte le configurazioni sono tracciate e storicizzate, così ogni preventivo può essere facilmente recuperato o aggiornato. 

Declaro si integra con i sistemi già in uso, opera su dati aggiornati in tempo reale e consente anche la configurazione di prodotti su misura per commesse Engineer to Order.

Casi reali e risultati misurabili

Diverse aziende hanno già scelto di automatizzare preventivi prodotti industriali con Declaro. 

OMIS, leader nel settore delle gru a ponte, ha ridotto i tempi di risposta alle offerte da diversi giorni a soli 15 minuti, migliorando l’efficacia commerciale e la soddisfazione del cliente. 

Pietro Fiorentini, gruppo internazionale attivo nel settore energetico, ha digitalizzato tutto il know-how tecnico, eliminando decine di file Excel e abbattendo i rischi di errore in produzione. I risultati: offerte più rapide, minori difetti e una rete vendita più autonoma.

Come si implementa un progetto di automazione dei preventivi

Il percorso di implementazione parte sempre dall’analisi delle esigenze e dei processi attuali, seguita da una Proof of Concept che consente di testare subito i benefici. La messa in produzione è progressiva, senza interruzioni dei processi esistenti. 

I nostri esperti ti accompagneranno nell’intero processo con formazione dedicata e supporto continuo, affinché Declaro possa crescere insieme alla tua azienda e alle sue nuove sfide.

Quanto costa automatizzare i preventivi?

Investire nell’automazione dei preventivi dei prodotti industriali significa dare più valore al lavoro di ogni persona coinvolta, rispondere meglio alle esigenze del cliente e costruire una base solida per la crescita. 

I modelli di licensing sono flessibili e proporzionati al numero di configurazioni necessarie. Il ritorno sull’investimento è spesso rapido: meno errori, meno tempo perso, più offerte convertite in ordini. 

Inoltre, grazie all’approccio “no rip and replace”, i costi di integrazione sono minimi e la transizione è semplice e controllata.

FAQ

Cos’è un configuratore di preventivi industriali? 

È una piattaforma digitale che guida e automatizza la creazione di offerte tecniche e commerciali per prodotti industriali, garantendo precisione e coerenza.

Serve un ERP nuovo per adottare una soluzione come Declaro? 

No, Declaro si integra facilmente con i sistemi ERP, CRM e PLM già presenti in azienda grazie all’approccio “no rip and replace”.

Quanto tempo serve per automatizzare il processo? 

Lo sviluppo del Proof of Concept è rapido, e la messa in produzione viene programmata senza interruzioni delle attività in corso. I primi risultati sono visibili già dopo poche settimane.